広報・PRスキル&ノウハウ

仕事に活かす広報・PRスキル&ノウハウ:初めての展示会出展:展示会を出展する際に必要なこと。広報担当者のための経験者マニュアル!

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展示会を出展する際に必要なこと。広報担当者のための経験者マニュアル!

初めての展示会。

さて、広報担当者は何をするか?

私の経験からお話をさせていただきますね。

もちろん、出展の規模にもよりますし、毎年出ているのか? 初めてなのか? 社内に経験者がいるのかどうなのか? などにもよって違いますが、今回は、初めて出展する新米広報担当者として書かせていただきますね。

まさに私がそうでしたので。

毎日のように、東京ビックサイトや幕張メッセ、東京フォーラムなど、都内でもほかの都市でも、展示会が行われています。

ちなみに、先週の日曜日、東京ビッグサイトで行われていたのは、

骨董ジャンボリー
メイカーフェアトウキョウ2019
真夏のデザインフェスタ2019
コミックマーケット96
あらゆるジャンルの展示会が開催されています。

もちろん土、日に限らず、平日に行われる展示会も多いです。
それは内容が、BtoB か BtoC にもよります。 BtoCの場合は、平日の午前にビジネスタイムとして、プレスと業界関係者のみ入場可能な時間が設けられたりします。

ちなみに、パシフィコ横浜で1月に行われる、フィッシングフェアは、BtoC なので、金曜日の午前はビジネスタイムです。この時間帯は、かなり余裕があり、行きたい場所にすぐに行って、話ができますが、会場の外には、通常タイムのために長蛇の列ができています。そして、午後からは人で溢れます。
どちらの時間帯も経験してきました。

ですので、出展社側も、そういう時間帯があるのかどうかのチェックも必要です。

そして、まずはブーズの規模の確認。
これは、申込の時点で決まりますし、説明会で設営のための企業を紹介されたり、椅子やテーブルを借りるための企業も教えられます。
イベントによっては、決まった企業しか設営時には入れないなどがある場合もあるので、事前確認は必要です。

事前準備について、思いつくまま

●展示内容の確認と展示物の準備(開発会社はその日に間に合うように、商品サービスもその日にリリースできるように)
●ブースの装飾をどうするか? パネルやポスターなど。デザインや印刷はどうするか? 何部用意するのか?
●ブースの対応社員で対応するのか? バイト、プロの説明員、コンパニオン的な女性をお願いするのかどうか? の確認と依頼。タイムスケジュールの準備。社員の場合、仕事の時間帯にどれだけ会場に来られるかの確認を開発責任者や商品やサービスの責任者に確認。仕事とのバランスを考え、早めに依頼すること。
●前日の設営に誰が来られるのか? 荷物は誰が運ぶのか?
●当日の服装(Tシャツなどを作る場合は、デザイン、発注、制作までの時間を考えること)
●当日のお弁当(外に食べにいく場合もあり)
●資料が足りなくなった時の対応をどうするか? もちろん充分に用意するのだが
●取材対応
●記者への取材依頼
●見込み客に渡すノベルティの準備と無料で配布するノベルティなど
●プレスリリースの配信(展示会初日に配信することが多い)
●同業他社のチェック(これは会期中も必要。情報交換にもなる)
●名刺を十分に用意する。
●大きい紙袋を準備するかどうか? 大手の場合、紙服をもってもらって宣伝してもらう効果を狙い、どこよりも多きものを作る会社も。ただ、大きすぎるとたたまれてしまうこともある。
●出展アナウンス(またはリリース)
●文具類の準備
●SNSでの告知
などなど

書き出すとキリがないですね。

ひとりで設営をして、42時間起きっぱなしで、3日間の展示会に突入した経験もあり(すでに30代でした)、体力勝負です。
足元はスニーカーが良いでしょう(許されるなら)。
ただ、浴衣を着てブースに立ったこともあります。ビッグサイトについたら、すぐにトイレで着替えるという日が3日続きました。下駄はキツかったので、サンダルにした記憶あり。

イベント会期中も今は、SNSでの発信もしながら対応ですね。今の方が大変そうだ。

展示会は、一度経験すると分かるのですが、初めての時は謎だらけ。経験者の方に確認して、チャンスロスのないようにしてくださいね


取材を受けるチャンス。記者と出会うチャンス

展示会はニュースの元がたくさん集まっています。
WBSのトレンドたまごも、時々、展示会場からの放送です。
まさに、展示会場には、卵が集まっている場所ですからね。
広報としては、プレスと書いたストラップをつけている方はチェックしましょう。

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記事執筆:伊藤緑(広報ウーマンネット&PRラボ 代表)

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